Digitale Verwaltung
Rechnungseingangsworkflow wird effizienter
- Rechnungsamtsleiterin Laura Ketterer (v. l.), stellvertretende Rechnungsamtsleiterin Anika Knapp und Bürgermeister Stefan Hattenbach
- Foto: Jasmin Liebich/Gemeinde Kappelrodeck
- hochgeladen von Matthias Kerber
Kappelrodeck (st) Die digitale Transformation ist bei der Gemeinde Kappelrodeck weit vorangeschritten. Neben der Einführung der E-Steuerakte baut die Verwaltung der 6.300-Einwohner-Gemeinde nun dem digitalen Rechnungseingangsworkflow ihre digitale Vorreiterrolle aus, so die Gemeinde Kappelrodeck in einer Pressenotiz.
„Pro Jahr leisten wir Auszahlungen von rund 20 Millionen Euro. Dabei erhalten wir weit über 10.000 Rechnungsbelege, teils als vielseitige Dokumente in Papierform“, berichtet Rechnungsamtsleitung Laura Ketterer. Die eingehenden Rechnungen aus dem umfassenden Produktportfolio einer Gemeinde werden dabei sachlich und rechnerisch geprüft, kontiert und verbucht, bevor die Gemeindekasse Geld überweist. Unter der Projektleitung der stellvertretenden Amtsleitung, Anika Knapp, wurde der gesamt Prozess nun digitalisiert. Idealerwiese gehen die Rechnungen von Geschäftspartnern gleich per E-Mail über die eingerichtet E-Mail-Adresse digital im Rathaus ein. So können sich auch die Rechnungssteller Papier, Druckkosten und Porto sparen und damit gleichzeitig die Umwelt schonen. Gehen trotz dieses Angebots Rechnungen weiterhin in Papierform im Rathaus ein, werden sie dort digitalisiert. Der weitere Bearbeitungsprozess erfolgt dann unterbrechungsfrei und durchgängig digital – von der Erfassung bis zur Freigabe. Relevante Rechnungsinhalte werden automatisch ausgelesen, was die Durchlaufzeiten deutlich reduziert. Dabei lernt das System mit künstlicher Intelligenz täglich dazu, sodass Arbeiten erleichtert werden und die Bearbeitungsqualität und Automatisierungsgrad stetig weiter steigt.
Bearbeitungsstand
Intern ist dabei der Bearbeitungsstand jederzeit nachvollziehbar, Rechnungen und Bearbeitungsstände können sicher nachverfolgt werden. „Allzu oft macht uns Landes- und Bundesgesetzgebung oder der Datenschutz einen Strich durch die Rechnung und wir dürfen weniger digitalisieren, als wir gerne wollten. In diesem Tagesgeschäft mit hoher Fallzahl konnten wir eine Lösung finden und implementieren. Eingangsstempel und Postmappen sind für diesen Bereich nun Geschichte. Ein weiterer Meilenstein auf unserem Weg der digitalen Transformation der Gemeinden“, so Bürgermeister Stefan Hattenbach, der vor seiner Tätigkeit als Bürgermeister selbst als Verwaltungsprofi die Amtsleitung des Finanzbereichs einer Stadt wahrgenommen hatte. Ergänzend dazu wird mit der E-Steuerakte ein weiterer zentraler Baustein der Digitalisierung umgesetzt. Sie ermöglicht eine gesetzeskonforme, übersichtliche und papierlose Aufbewahrung aller steuerrelevanten Unterlagen. Sämtliche Bescheide – sowohl der Gemeinde als auch gegebenenfalls des Finanzamts – sind gebündelt unter einem Buchungszeichen an einem Ort verfügbar. Das erleichtert die Verwaltung, schafft Klarheit und spart Zeit.
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