Termine beim Kehler Bürgerservice

Einfach und bequem online reservieren

Kehl (st). Wer ein Anliegen im Bürgerservice hat, braucht dafür aufgrund der Corona-Pandemie derzeit zwingend einen Termin. Diesen können Bürger bequem online reservieren: Für insgesamt 20 Anliegen steht die neue Funktion zur Verfügung. Schritt für Schritt werden Nutzer durch das System hin zu ihrem Wunschtermin geleitet. Wer keinen Termin hat, wird vom Sicherheitsdienst abgewiesen. Der Ticketautomat am Eingang des Rathauses bleibt noch außer Betrieb. Sobald sich die Lage entspannt und Bürger während der Öffnungszeiten auch wieder spontan vorbeischauen können, steht dieser ebenfalls zur Verfügung.

Online-Terminvereinbarung

„Bitte bringen Sie zu Ihrem Termin den Personalausweis und die Wohnungsgebermeldung mit.“ Mit Hinweistexten in dieser Art werden Bürger künftig unterstützt, wenn sie online einen Termin im Bürgerservice buchen möchten. Für insgesamt 20 Anliegen steht diese neue Funktion ab sofort zur Verfügung – beispielsweise können Termine vereinbart werden, um einen Personalausweis, ein Führungszeugnis oder einen Sozialpass zu beantragen.

Schritt für Schritt führt das System die Nutzenden zur Vereinbarung des Termins. „Damit Bürgerinnen und Bürger möglichst intuitiv zum Ziel kommen, haben wir auf kleine Schritte und leicht verständliche Sprache geachtet“, berichtet Nora Ludihuser. Zusätzliche Hilfetexte unterstützen die Anwender. Unter www.termin.kehl.de können Bürger ab sofort ihre Termine selbst online buchen. Der Link zum Buchungssystem ist ebenfalls in der Seitenleiste der städtischen Website zu finden.

Termine vorab zu buchen, hat einige positive Aspekte: Statt vor Ort festzustellen, dass man wichtige Unterlagen vergessen hat, weist das Programm die Nutzer bereits im Vorfeld darauf hin, welche Dokumente mitzubringen sind. Für Daniela Decker, Bereichsleiterin Bürgerservice, Standesamt und Grundbucheinsichtsstelle, bietet das neue System nur Vorteile: „Wunschtermine lassen sich bereits zu Hause auswählen. Im Rathaus müssen die Bürger dann nicht allzu lange warten, bis sie an der Reihe sind und können sicher sein, dass ihre Anliegen auf jeden Fall bearbeitet werden.“ Längeres Anstehen gehört damit der Vergangenheit an.

In Zeiten von Corona können Abstandsregeln somit besser eingehalten und sowohl Bürger, als auch die Mitarbeitenden noch besser geschützt werden. Christine Reis, Teamleiterin Bürgerservice, freut sich auf die Inbetriebnahme des Systems und sieht den Vorteil vor allem darin, dass sich die Bürger unkompliziert auf den Besuch im Rathaus vorbereiten können: „Anstatt wie bisher anrufen oder E-Mails hin- und herschreiben zu müssen, bietet das neue System eine ideale Möglichkeit, Termine zu vereinbaren.“

Ticketautomat vor Ort

Derzeit ist ein Besuch im Rathaus nur mit vorheriger Terminvereinbarung möglich, nachdem die Rathäuser aufgrund der Corona-Situation lange Zeit geschlossen waren. Da sich seit der Schließung einige Aufgaben aufgestaut haben und zudem im Bürgerservice momentan Personalmangel herrscht, kann es je nach Anliegen zu längeren Wartezeiten kommen. Sobald sich die Lage wieder entspannt und Bürger während der Öffnungszeiten auch wieder spontan vorbeischauen können, steht ihnen dann der Ticketautomat am Eingang zur Verfügung: Wer zum Bürgerservice möchte, aber noch keinen Termin hat, wählt am Automaten sein Anliegen aus. Das Terminal druckt daraufhin ein Ticket mit Wartenummer aus. Im Anschluss dürfen die Gäste im Wartebereich Platz nehmen, bis sie aufgerufen werden. An einem Bildschirm lässt sich direkt verfolgen, wie viele Personen in der Reihe noch vor einem sind.

Innovatives Projektmanagement

Die erste Idee, ein Online-Buchungssystem zu etablieren, ist in der Arbeitsgruppe Digitalisierung während der Corona-Krise entstanden. Die beiden Projektleiterinnen Vera Gaß vom Bereich Zentrale Steuerung und Nora Ludihuser vom Bereich Personal und Organisation haben durch ihr Engagement innerhalb kurzer Zeit geschafft, ein auf die Stadt Kehl abgestimmtes und für weitere Bereiche erweiterbares System zu implementieren: „Ich freue mich, dass die Kolleginnen dazu ein etabliertes Unternehmen mit einem Berliner Startup zusammenbringen konnten, um noch mehr auf die Bedürfnisse der Bürgerinnen und Bürger einzugehen“, sagt Petra Fischer, Leiterin des Fachbereichs Zentrale Steuerung und Bürgerservice.

Wie die Online-Terminvergabe funktioniert, veranschaulicht ein Video